Dataskydds- och registerdeklaration i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Vår webbplats finns på: https://kotivara.net. Vårt företagsnamn är Silent Consulting Oy och vårt FO-nummer är 3487080-5. Juha Jokiranta är ansvarig för dataskydd; asiakaspalvelu@kotivara.net

Namn på registret

Kotivara.net kund-, order-, fakturerings- och marknadsföringsdataregister.

Principer för behandling av personuppgifter

Vi uppfyller följande krav när det gäller personuppgifter:

• Personuppgifter måste behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt för den registrerade (laglighet, korrekthet och öppenhet).
• Personuppgifter måste samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål; Efterföljande behandling för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål ska inte anses vara oförenlig med de ursprungliga ändamålen i den mening som avses i artikel 89.1 (ändamålsbegränsning)
• Personuppgifter ska vara adekvata, relevanta och begränsade till vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de behandlas (uppgiftsminimering)
• Personuppgifter ska vara korrekta och vid behov hållas uppdaterade; vidta alla rimliga åtgärder för att se till att personuppgifter som är felaktiga eller oriktiga med hänsyn till ändamålen med behandlingen raderas eller rättas utan onödigt dröjsmål (korrekthet)
• Personuppgifter får inte bevaras i en form som gör det möjligt att identifiera de registrerade under längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna behandlas; Personuppgifter får bevaras under längre perioder om personuppgifterna behandlas enbart för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål i enlighet med artikel 89.1, förutsatt att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt denna förordning har vidtagits för att skydda den registrerades rättigheter och friheter (begränsning av bevarandetiden)
• Personuppgifter måste behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna, inbegripet skydd mot obehörig eller otillåten behandling, förlust genom olyckshändelse, förstöring eller skada, med hjälp av lämpliga tekniska eller organisatoriska åtgärder (integritet och konfidentialitet)
  
  

Ändamålet med registret

Ändamålet med registret är att upprätthålla kundkontakt, upprätthålla kund- och affärsrelationer samt utveckla och använda registret för rapporterings- och statistikändamål. Kotivara.net använder denna och annan information som genereras under kundrelationen för att planera och rikta sina produkt- och tjänsteerbjudanden. Personuppgifterna används inom de gränser som tillåts och krävs enligt personuppgiftslagen. Registret kommer aldrig att lämnas ut till tredje part.

E-postadressen till dem som prenumererar på nyhetsbrevet används endast och uteslutande för att skicka ut nyhetsbrevet. Uppgifterna om dem som har fyllt i kontaktformuläret kommer att användas för att svara på kontakten.

Uppgifter i registret

Kundregistret består av ett antal separata register som är grupperade enligt det huvudsakliga användningsändamålet. Tillsammans bildar dessa kunduppgifter en uppsättning uppgifter som lagras om kunden enligt följande:

• Kundkontakt- och beställningsinformation: för- och efternamn, gatuadress, postnummer, postort, land, telefonnummer, e-postadress. För företags-, förenings- och samfundskunder: företagets namn och organisationsnummer.
• Faktureringsadress och annan faktureringsinformation
• Eventuellt samtycke till att skicka nyhetsbrev
• Information om kundorder, leveranser och returer
• Identifierare som krävs för att logga in på tjänsten IP-adressinformation eller annan identifierare
• Annan textinformation relaterad till prenumerationen, till exempel syftet med kontaktförfrågan eller önskad leveranstid för beställningen.

Den registrerades personuppgifter kommer att förstöras på begäran av användaren.

Utlämnande och överföring av uppgifter

Inget ytterligare utlämnande av uppgifter kommer att ske, utom när det krävs av offentliga myndigheter. Som en följd av databehandlingen kan vissa uppgifter lagras hos våra tjänsteleverantörer.

Vanliga uppgiftskällor

Kontakt- och kundinformationen i registret erhålls från kundens meddelanden till den personuppgiftsansvarige vid tidpunkten för och under kundrelationen. En kundrelation etableras när en kund registrerar sig på vår webbplats, gör en beställning eller prenumererar på vårt nyhetsbrev. En kundrelation kan också etableras på kundens begäran, även om den baseras på ett telefonsamtal.

För elektronisk direktmarknadsföring (e-post- och SMS-marknadsföring) begärs kundens samtycke separat i enlighet med personuppgiftslagen.

Den anonyma webbanalys vi använder

Vi kan använda följande verktyg och tjänster för att samla in anonyma uppgifter om din onlineaktivitet:

Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/

Google Remarketing: https://support.google.com/adwords/answer/2453998?hl=en

Facebook Pixel: https://www.facebook.com/business/a/facebook-pixel

Cookies

Liksom många andra företag använder vi cookies på vår webbplats. En cookie är en liten textfil som skickas till och lagras på din dator och som används för att spåra besökstrafik, förbättra servicekvaliteten och rikta reklam. Vi använder cookies endast för statistiska ändamål och de samlar inte in någon personligt identifierbar information.

Cookies och liknande tekniker skadar inte besökarens terminalutrustning eller filer. Cookies är säkra att använda och kan inte bära på virus. Det bör noteras att användningen av cookies är så väletablerad att vissa funktioner på webbplatserna kanske inte fungerar korrekt om de nödvändiga cookies inte är aktiverade i webbläsarens inställningar. Om du vill kan du inaktivera cookies helt i webbläsarens inställningar, men inaktivering av cookies kan fortfarande påverka funktionen hos din onlinebutik. I våra cookieinställningar kan du välja om du bara vill acceptera nödvändiga cookies eller även diagnos- och marknadsföringscookies. Cookies kan göra det möjligt för oss att rikta vår reklam på externa webbplatser, till exempel enligt de sidor i vår butik som du har besökt.

Cookies gör det också möjligt för oss att analysera och förbättra vår webbplats och våra tjänster genom att använda den allmänna information som vi får från cookies.

För att utveckla webbplatsen och för att rikta vår reklam använder vi tjänsteleverantörer som också använder cookies. Den information som samlas in med hjälp av cookies är dock anonym och är inte avsedd att samla in personuppgifter. Vi använder både sessionscookies och permanenta cookies. Sessionscookies upphör att gälla när användaren stänger webbläsaren. Permanenta cookies lagras under en längre tid. Du kan alltid kontrollera dina webbläsarinställningar för att se vilka cookies som lagras på din enhet och när de upphör att gälla.

För att samla in statistik använder vi Google Analytics, ett statistikverktyg som använder cookies och webb-beacons.

Skydd av registret

För att få tillgång till registret krävs särskilda behörigheter som beviljas separat. Åtkomsten är begränsad till de uppgifter som är nödvändiga för att en person ska kunna utföra sina arbetsuppgifter och förutsätter användning av personliga användar-ID. Kundregistret och hårdvaran i det informationssystem som behandlar det finns i slutna datacenter. Uppdateringar av hård- och mjukvara sker regelbundet och korrekt och eventuella hot åtgärdas omedelbart. I händelse av störningar säkerhetskopieras data regelbundet av säkerhetskopior. Systemet skyddas av en brandvägg mot extern åtkomst.

Anställda som hanterar kunddata är bundna av sekretessförpliktelser. Information kommer endast att lämnas ut eller lämnas ut till tredje part om det finns en rättslig skyldighet att lämna ut informationen, till exempel på kundens egen begäran eller på begäran av en offentlig myndighet enligt lag.

Övriga register

• Information om kundbetalningskreditkonto, som vi endast behöver i särskilda situationer: registret gör det möjligt för oss att utfärda betalningskrediter i situationer där vi av någon anledning inte kan kreditera en betalning via betaltjänstleverantörens tjänst
• Register över betalda och kvitterade inkassouppdrag: registret förs för att påskynda leveransen av inkassouppdrag
• Register över orderbekräftelser från externa inkassolager: registret förs för att påskynda hanteringen av inkassouppdrag